Torne suas reuniões estratégicas 10 de março, 2018
Matthew Todd é um novo consultor da IBEC, que já teve sua própria empresa e agora oferece ajuda de consultoria para outras empresas. Ele usou o seguinte em uma de suas comunicações em agosto passado.
A comunicação estratégica começa e termina no topo da organização. As equipes de liderança das empresas com as quais trabalho, quando questionadas sobre a qualidade de suas reuniões em uma escala de 1 a 10, têm uma média de apenas menos de 4 (sendo 10 o melhor). A maioria dessas empresas está no mercado há muito mais tempo do que a armadilha mortal de pequenas empresas de 3 anos, e muitas estão no 2º ciclo de geração ou mais, sendo consideradas de primeira linha em seus respectivos campos de atuação. Então, por que suas reuniões são tão ruins?
Todos nós estamos familiarizados com a frase "Morte pelo PowerPoint", e acredito que poucos de nós acreditamos que o software PowerPoint e, provavelmente, a apresentação em si não são os culpados. O verdadeiro culpado é a natureza e o contexto da reunião em que essa apresentação é construída. O que eu experimentei em minha própria empresa, e vejo nessas reuniões de baixa pontuação, é que a maioria é convocada para que algo possa ser "comunicado às massas", seja qual for a "massa" em jogo naquele dia. Então, vamos considerar as estatísticas de quão eficaz é esse estilo de reunião, conforme pesquisado pelos Laboratórios Nacionais de Treinamento e apresentado em seu Pyramid Learning.
Taxas de retenção de método de ensino passivo:
Palestra 5%
Leitura 10%
Áudio/Visual 20%
Demonstração 30%
Portanto, apesar da gafe e risada que temos ao ridicularizar as apresentações em PowerPoint, elas são quatro vezes mais eficazes em transmitir a mensagem do que simplesmente ler algo para nossa equipe ou dar uma palestra sobre o assunto. Se eles lerem por si próprios, será pelo menos duas vezes mais eficaz. Então, por que chamaríamos uma reunião assim?
Em minha antiga empresa, uma vez que percebemos a falta de propósito para esse tipo de reunião, simplesmente as cancelamos todas até que pudéssemos encontrar uma maneira mais eficaz de fazer nossos negócios. E, não muito surpreendentemente, ninguém sentiu falta delas! Então, voltamos atrás e procuramos maneiras de levar nossas reuniões de uma pontuação bem abaixo de 4 (que era o caso para nós) e elevá-las a um nível 10.
Fizemos isso mudando o formato dessas reuniões para focar na resolução dos problemas, barreiras e gargalos que estavam prejudicando nossa equipe e seu progresso. Então começamos a ter reuniões profundamente enraizadas em responsabilidade e propósito. Fizemos isso focando nesses princípios para permanecer no caminho certo e tornar as reuniões mais significativas e eficazes.
Mesmo dia.
Mesmo horário.
Mesma agenda.
Comece no horário.
Termine no horário.
Passando do formato de download passivo para formatos de ensino participativo; no contexto da Pyramid Learning, produz uma taxa de retenção de 50% para discussões em grupo. Segue-se então, que a discussão tem que levar a algum lugar, e isso é para uma solução, com um único nome responsável por levar adiante. A vitalidade é mantida no formato da reunião [abaixo na mesma agenda] e pulso, mas nomear o único nome responsável e acompanhar com a equipe em cada reunião subsequente para acompanhamento.
Mesmo dia | Mesmo horário
Nenhum desses princípios parece muito profundo, mas sua simplicidade é o que os torna mais potentes. Os primeiros dois de mesmo dia/mesmo horário são críticos porque vivem em sua agenda e todos em sua equipe de liderança, bem como aqueles com quem interagem constantemente dentro e fora da empresa, podem aprender e depender dessa realidade uma vez que sabem que é firme. Isso, por si só, em comparação com ter reuniões itinerantes, aumentará a participação, o interesse e a responsabilidade, já que as pessoas não estarão continuamente tentando se lembrar de quando aquela reunião deveria ser, elas simplesmente saberão porque estará fixada naquela agenda.
Mesma Agenda
O terceiro item de ter a mesma agenda é semelhante aos dois primeiros, pois tira o mistério do que vai acontecer na reunião e adiciona um fator de confiabilidade naquela pulsação da reunião que você precisa estabelecer. Agendas errantes, falta de agenda completamente, e muitos outros problemas semelhantes são assassinos de reuniões e energia. Saber com certeza cada vez, o que acontecerá nessa reunião, e como ela fluirá, terá todos preparados, construindo assim a responsabilidade no processo, porque os itens da semana passada podem ser facilmente rastreados nesse mesmo ponto da reunião, verificados em termos de cujo nome foi colocado ao lado do passo de ação. A maioria das equipes tem indivíduos que dizem que farão uma determinada tarefa em um determinado período de tempo, mas na maioria das estruturas de reuniões, não há como simplesmente verificar se isso acontece ou não. Na verdade, a maioria de nós sabe como isso geralmente funciona, em que não nos lembramos da tarefa ou de quem a assumiu, até que ela não seja feita e nos irrite o suficiente para decidirmos falar sobre isso novamente; na próxima reunião que realizamos, se de fato alguém se lembra de adicioná-la de volta à agenda. Você tem que se perguntar quanto tempo e energia você consome tentando acompanhar essas iniciativas quando você não tem um mecanismo regular para acompanhar e relatar o progresso. Recomendamos reuniões semanais de 90 minutos, e enquanto isso parece tedioso no início, se você tivesse apenas uma reunião produtiva a cada semana, você consegue imaginar quanto mais tempo você teria no seu dia em vez de pular de reunião em reunião com aquela sensação exasperada de não ter realizado nada que a maioria de nós passa agora?
Comece no Horário | Termine no Horário
O próximo item é Comece no horário. Simplesmente, é puramente respeitoso. Se uma reunião é agendada e até mesmo uma pessoa se atrasa cinco minutos, você roubou o tempo de todos os outros que estavam lá e prontos. Multiplique esses 5 minutos pela quantidade de pessoas em sua equipe de liderança e, em seguida, faça as contas, e não demorará muito para você calcular o custo fiscal, que é insignificante em comparação com a irritação e frustração causadas por aqueles que foram mantidos esperando. O lendário treinador Vince Lombardi, famoso disciplinador, era conhecido por "Cinco minutos adiantado é pontual, pontual é atrasado!" e ele multava famosamente seus jogadores por não aderirem a esse código. Esteja no horário quando você concordar em se encontrar, não roube de sua equipe.Finalmente, Termine no horário. Por mais importantes que sejam os quatro itens anteriores, este pode ser o mais importante. Mesmo com boas reuniões em vigor, e mais tempo recuperado ao fazê-lo, a maioria de nós tem compromissos em nosso negócio que estão nos esperando a qualquer hora e toda vez que estamos nos reunindo em nosso negócio. Precisamos respeitar isso também, e terminar a reunião no horário para que toda a nossa equipe possa planejar seu dia e agendar de acordo. Honre esses aspectos de tempo e responsabilidade, a participação e a atenção melhorarão, porque o que ainda precisa ser tratado perto do final de sua reunião, estará lá na próxima semana, quando você se reunir de forma confiável com a mesma agenda para resolver esse problema.
Cancele todas as reuniões até…
Então, minha recomendação é cancelar todas as suas reuniões até que você possa começar a fazê-las direito, e respeite a si mesmo e sua equipe de liderança o suficiente para colocar suas vidas de negócios de volta nos trilhos, sendo mais eficazes, eficientes e envolvidos no estilo certo de reuniões para levá-lo ao próximo nível. Para saber mais sobre como ter esse tipo de reunião de classe mundial, veja como elas podem economizar seu tempo e tornar você e sua equipe de liderança mais eficazes em Reuniões Efetivas: Reunião de Nível 10 para Equipes de Liderança Empreendedora.
Larry Sharp, Diretor de Treinamento, IBEC Ventures
larry.sharp@ibecventures.com